Pengertian, Tujuan, Dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

by Angela·13 Mei 2021

Definisi administrasi perkantoran menurut para ahli:

1. George Terry

Menurut George Terry pengertian administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

2. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell pengertian administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.

3. Suparjati

Menurut Suparjati definisi administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.

4. Arthur Granger

Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.

5. William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, pengertian administrasi perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.

Mengapa kita butuh administrasi perkantoran?

Seperti yang kita tahu administrasi perkantoran tujuan dari proses manajemen agar perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis, ekonomi, dan psikologis.

Teknis; memiliki manfaat dan daya guna.
Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
Psikologis; memberikan kepuasan.

Apa tujuan Administrasi Perkantoran?

Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
Menafsirkan dan mengkomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.

Siapa yang mengelola Administrasi Perkantoran?

Seorang administrator bertanggung jawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai, pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.

Berikut Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran:

1. Aktivitas Kantor

Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran diantaranya:

Perencanaan Perkantoran (office planning).
Pengorganisasian Perkantoran (office organizing).
Pengarahan Perkantoran (office actuating).
Pengawasan Perkantoran (office controlling).

2. Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran

Beberapa sarana atau fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah:

Lokasi kantor.
Gedung.
Peralatan.
Interior.
Mesin-mesin Kantor.

Bagaimana fungsi administrasi perkantoran?

Secara umum ada 5 fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan operasional suatu organisasi. Berikut uraiannya:

Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.
Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat, keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam berkomunikasi dengan orang lain.

Back to Blog